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6 Razones Para Realizar Destrucción Confidencial Y Ecológica De Documentos

Muchas personas podrían pensar que un documento sin uso ya no representa ningún tipo de riesgo para la empresa, que la información es tan vieja que ya no sirve. ¡Grave error! Aunque no lo creas, un documento sin uso aún sigue siendo un foco de información valiosa para los delincuentes.

Es por eso que te contaremos cuáles son las razones por las que debes de tomarte enserio la destrucción confidencial de documentos. Así, a diferencia de una gran cantidad de empresas, podrás ahorrarte los dolores de cabeza que puede generar un mal manejo de dicha información.

 

ROBOS DE IDENTIDAD

Uno de los delitos más comunes en estos tipos son los robos de identidad pues con la llegada de la tecnología, hoy en día suplantar a una persona es más sencillo. Esto llega a pasar, aunque no lo crea, con organizaciones enteras.

Y es que, si en tus archivos queda algún dato relevante o alguno tan delicado, pero que parezca insignificante, como una clave de acceso y usuario, corres el riesgo de sufrir algún robo de identidad. Muchos de estos delincuentes se hacen pasar por empleados para después robarte o información o dinero.

FRAUDES EMPRESARIALES

No destruir de forma adecuada cheques y documentos bancarios puede hacer que tu empresa se vea vulnerable ante fraudes. Solo basta con imaginar que pasaría si un delincuente tiene acceso a un documento con tu cuenta bancaria o tu usuario y contraseña de banca electrónica; podrías decirle adiós a tu dinero.

Además, esto no solo aplica para empresas, ya que las personas comunes también somos víctimas de este tipo de delitos. Solo basta consultar reportes y estadísticas para ver cómo un buen número de fraudes bancarios son causados por una mala destrucción de documentos sensibles, cheques viejos o tarjetas vencidas.

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EXTORSIONES

Supongamos que, como empresa, hace algunos años, tuviste un accidente que decidiste ocultar a la opinión pública y que esos documentos caen en las manos de un ex empleado muy molesto. Lo más probable es que este las use para extorsionar a la empresa y obtener más beneficios económicos.

Muchas personas podrían pensar que esto solo pasa en las películas cuando en realidad es más común de lo que piensas. Una gran cantidad tanto de personas como de organizaciones se han visto amenazas por extorsiones relacionadas con información o documentos, extorsiones que se pudieron haber prevenido de haber destruido adecuadamente sus archivos.

AHORRAR ESPACIO

Si el espacio cada vez más pequeño en la oficina y los escritorios, comedor y hasta el baño se han vuelto un almacén de archivos, entonces debes de considerar la destrucción confidencial de documentos. Así podrás hacer que miles y miles de cajas de hojas se vuelvan tiras de papel fino listo para ser reciclado.

De igual forma, si estás planeando la digitalización de tus archivos y no sabes qué hacer que los documentos viejos, la destrucción es una buena idea. Así, ahorrarás espacio y evitarás futuros problemas de seguridad y robo de datos.

AHORRO DE DINERO

Contratar empresas de gestión de residuos para la destrucción confidencial de documentos podría parecer un gasto cuando en realidad es una inversión. Esto debido a que la adecuada gestión de los residuos puede evitarnos una gran cantidad de problemas a futuro.

Solo compara lo pequeña que es la inversión en la destrucción de documentos versus el alto costo de un fraude o una extorsión por información que cayó en manos inadecuadas. Además, estas empresas se encargan de hacer mucho más fácil y rápido el proceso al contar con los conocimientos y herramientas adecuadas para realizar el proceso.

¿COMO DESTRUIR DOCUMENTOS DE FORMA CONFIDENCIAL Y ECOLÓGICA?

Hay múltiples formas de destruir documentos. La más primitiva es tomar las manos y hacer añicos las hojas, lo que, si bien es gratis, también es mucho más pesado y no siempre efectivo. ¿Te imaginas romper 10 mil hojas con las manos?

Otra forma de destruir documentos es usando tijeras, cuchillos o navajas de cualquier tipo lo que puede ser más rápido, pero igual es pesado. Tus manos terminarán desechas, mientras que corres mucho riesgo de sufrir algún tipo de cortadura o accidente al usar estas herramientas afiladas.

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Como usuario particular o como empresa, puedes comprar una trituradora de papel la cual sirve para destruir los documentos de forma confidencial y ecológica. Si bien esto es rápido, puede ser una inversión alta al inicio, además de que la máquina requiere de atención y cuidados de forma constante.

La mejor opción para destruir documentos de forma confidencia y ecológica es llamar a empresas de gestión de residuos, las cuales se encargarán de todo el proceso de la destrucción confidencial de documentos. Ellos ya cuentan con conocimientos y herramientas necesarias para poder hacer todo este proceso de forma mucho más eficiente.

¿QUE DEBEO TENER EN CUENTA AL REALIZAR LA DESTRUCCION CONFIDENCIAL DE DOCUMENTOS?

Antes de realizar cualquier tipo de destrucción de documentos, te recomendamos que tomes en cuenta 3 puntos muy importantes. Estos te ayudarán a destruir adecuadamente tus archivos a seleccionar a las mejores empresas para que lo hagan por ti.

  • Cantidad de archivos: No es lo mismo destruir el archivo de un mes de contabilidad que el de 10 años de tu base de datos de ventas. Es por eso que debes de evaluar el número de documentos a destruir para así encontrar la mejor opción para tus necesidades.
  • Tipos de documentos: De igual forma, no es lo mismo destruir lo registros de asistencia de tu personal que las fotocopias de identificaciones oficiales o de cheques e información bancaria. Además, las empresas encargadas de destruir documentos no solo destruyen hojas, también pueden procesar otros formatos como CD o USB.
  • Nivel de seguridad: Además, debes saber que hay diferentes niveles de seguridad al destruir documentos. Dependiendo de los tipos de documentos a destruir debe ser el grado de destrucción de los mismos, es decir, entre más delicados, más pequeños e irreconocibles deben ser los restos de los archivos.

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